El de Microsoft es uno de esos programas que no falta en casi ningún PC, especialmente en el ámbito empresarial. Y si no es Excel, nos encontramos con alguna otra solución similar centrada en las hojas de cálculo. Ahora vamos a ver cómo mejorar la visibilidad de los datos que albergan las celdas del mencionado Excel.
Como seguramente la mayoría de vosotros ya sabréis de primera mano, aquí nos vamos a encontrar una enorme cantidad de datos numéricos. El programa en realidad nos ofrece todo lo necesario para que podamos operar con los mismos del mejor modo posible. Pero eso no es todo lo importante en este programa. Ya que también debemos poner de nuestra parte. Con esto lo que os queremos decir es que podemos intentar diseñar y estructurar de la mejor manera esos datos que manejamos aquí.
Esto es algo que se hace especialmente importante en el caso de que normalmente trabajemos con grandes hojas de cálculo. Si no las diseñamos de un modo conveniente, su consulta, cambio o tratamiento se puede convertir en toda una pesadilla. Y es en esto en lo que precisamente os vamos a ayudar en estas mismas líneas. Sirva como ejemplo de diseño en Excel, el añadir un poco de espacio extra a los límites de las celdas.
Como os podréis imaginar, esto en un principio tan sencillo, puede facilitar mucho la lectura de los datos en una hoja de cálculo. Por tanto, en el supuesto de que queráis añadir un espacio extra en blanco entre el texto y los bordes de las celdas, aquí os vamos a hablar de cómo hacerlo.
Añadir espacio entre los laterales de las celdas
Debemos tener muy presente que en la mayoría de las ocasiones si hacemos un uso doméstico de este programa de hojas de cálculo, los datos que aquí vamos a manejar son bastante limitados. Sin embargo, en la mayoría de las ocasiones Excel es una aplicación bastante habitual en las pequeñas, medianas y grandes empresas. Aquí se lleva la contabilidad de todas estas compañías en mayor o menor medida. Esto quiere decir hoy que en multitud de ocasiones los proyectos del programa de Microsoft que aquí se utilizan están compuestos por miles de datos, además de un buen número de libros y hojas.
Por tanto, disponer de una buena distribución de toda esa información y que sea lo más legible posible, va a ser algo muy importante. De ahí que debemos intentar facilitar las cosas en este sentido, más si son varios los que van a trabajar en este mismo proyecto.
Esto quiere decir que si lo que necesitamos para mejorar la legibilidad de una hoja de cálculo es añadir un espacio extra, veamos las posibilidades que tenemos en este sentido. En el supuesto de que busques la manera de añadir un espacio en blanco entre los bordes de una celda y los datos que contiene, tendremos que alinear el texto o los números utilizando una sangría.
Seleccionar las celdas de Excel a formatear
Así, si formateas tus celdas para hacer esto, tendrás un espacio extra entre el borde de la celda y el comienzo de tus datos. Ya os podréis imaginar que esto es muy útil para mejorar la visualización de los datos.
Pues bien, para empezar con esto que os contamos, lo primero es abrir la hoja de cálculo de Excel. Luego tenemos que seleccionar con el ratón las celdas que deseamos cambiar para que se vea mejor su contenido. Una vez marcadas, hacemos clic con el botón derecho del ratón en las celdas que hemos seleccionado y nos decantamos por la opción de Formato de celdas.
Así, no tendremos más que marcar la celda o celdas con las que deseamos tratar para a continuación pinchar en la opción deseada.
Cambiar la orientación de los textos
Por regla general en este programa en la mayoría de las ocasiones trabajamos con datos numéricos y sus correspondientes fórmulas con las que realizamos todo tipo de operaciones. Pero también es importante saber que los contenidos de texto son sumamente útiles a la hora de interpretar y mejorar nuestras hojas de cálculo. Precisamente estos contenidos son los que en ocasiones nos pueden causar más problemas a la hora de hacer que nuestros proyectos aquí sean más o menos comprensibles.
Además, todos los trucos que os hemos mencionado anteriormente, tanto relacionados con el formato de los textos como de las propias celdas, también podemos cambiar la orientación de estos contenidos en concreto. Si nos situamos en la opción de menú de Inicio en Excel, nos encontramos con un botón que viene representado por una flecha en diagonal y que nos permite llevar a cabo este cambio. No tendremos más que situarnos en la celda que contiene el texto en cuestión y modificar la orientación pulsando en la lista desplegable de este botón.
Así, en cuestión de segundos tendremos la oportunidad de modificar la dirección en la que se le harán los textos de esa celda y adaptar los contenidos de este tipo a nuestras necesidades.
Aplicar colores y sombreado
Utilizar tanto colores como sombreados en Excel puede mejorar enormemente la estética de nuestras hojas de cálculo. Además, también nos sirve como guía visual para que organicemos nuestra información a golpe de vista. Los colores, bien aplicados, facilitan la comprensión de cualquier documento. Y es que ya sabes lo que dicen: una imagen vale más que mil palabras.
Utiliza colores para diferenciar celdas
La forma más sencilla de mejorar la comprensión de nuestro documento de Excel es utilizando para que podamos diferenciar bien distintas categorías dentro de la hoja. Por ejemplo, siempre podremos asignar cieros colores a cada tipo de información. Imagina que quieres utilizar el color rojo para un encabezado, el amarillo para el cuerpo de texto o las cuentas principales, y el azul para notas aparte. El contraste visual que se genera guiará nuestros ojos sin esfuerzo alguno por la hoja.
Si quieres aplicar cualquier color en la hoja de cálculo, selecciona de antemano las celdas que quieras cambiar y pulsa en «Inicio» y «Color de relleno». Desde la paleta de colores, podrás elegir el tono que desees para las distintas secciones.
Sombrea las celdas para generar contraste
Si no quieres que tu hoja de cálculo se convierta en un lienzo de colores, y prefieres algo más práctico y elegante, siempre puedes optar por sombreas las celdas para diferenciar bien las distintas secciones. Dentro de una tabla, los distintos tipos de sombreados pueden separar eficazmente las distintas secciones.
Para utilizar el sombreado de celdas, deberías crear filas o columnas con los distintos contenidos que quieras separar, y en este caso, en vez de utilizar colores tan llamativos como los rojos, amarillos, azules o verdes, puedes utilizar tonalidades más contenidas para indicarlo. Por ejemplo, puedes optar por los distintos tonos de grises (de más claro a más oscuro) para las distintas secciones. En su defecto, siempre puedes utilizar colores que inspiren relajación, como los azules más suaves y los colores rosados. La clave está en suavizar el color general de la hoja de cálculo.
