Crear una presentación con PowerPoint es un proceso muy rápido y sencillo y para el que no son necesarios conocimientos de la aplicación ya que esta siempre se ha particularizado por ser una de las más sencillas de utilizar. Sin embargo, si queremos que estas no sean aburridas y que ofrezcan la posibilidad de acceder a todo el contenido disponible, debemos añadir un índice, un índice que nos permitirá acceder a todo el documento saltándonos las partes que no queremos o no nos resultan interesantes.
Los índices de PowerPoint, al igual que en un libro, nos permite acceder rápidamente a contenido disponible en su interior de una forma rápida sin tener que ir diapositiva por diapositiva hasta encontrar la que buscamos en cada momento. A diferencia de otras aplicaciones como Word, donde podemos crearlos de forma automática, en PowerPoint no tenemos otra forma de hacerlo que no sea manualmente. Afortunadamente, el proceso es muy sencillo y no hace falta tener ningún conocimiento de esta aplicación, siempre y cuando sigamos todos los pasos que os mostramos a continuación.
Si tenemos previsto crear una presentación con un gran número de dispositivas, crear un índice es indispensable, siempre y cuando queramos que toda la información esté accesible de una forma rápida y sencilla. Debemos tener en cuenta, especialmente si se trata de una presentación para una empresa, que a no todo el mundo le puede resultar interesante todos los aspectos que se tratan en ella y sin un índice que permita acceder a la información más importante, nuestros interlocutores, rápidamente pueden perder la atención sobre nuestro trabajo.
Cómo crear un índice en PowerPoint
Lo primero que debemos hacer antes de crear un índice es confeccionar la diapositiva como haríamos normalmente, incluyendo una dispositiva de presentación donde se muestren un breve resumen de lo que vamos a mostrar en la presentación para, a continuación, pasar añadir todas las dispositivas que queramos incluir en la misma. A continuación, debemos añadir una nueva dispositiva donde queramos mostrar el índice. Por regla general, esta suele ser la segunda diapositiva justo después de la presentación. Para añadir una nueva diapositiva, situamos el ratón encima de la primera diapositiva y, con el botón derecho, pulsamos en Nueva dispositiva.
Si no queremos que los enlaces dejen de funcionar, debemos guardar todos los archivos que forman parte de la presentación en un mismo directorio, ya que, de lo contrario, la presentación principal no será capaz de encontrar el archivo. Una vez establecidos los vínculos, tampoco debemos cambiar la ubicación de los archivos si no queremos tener el mismo problema.
¿Podemos crear índices en otros programas de Office?
Tal y como hemos podido ver en estas mismas líneas, el principal objetivo de los índices que podemos crear y personalizar en este programa ofimático centrado en la presentación de diapositivas, es para organizar y localizar mejor los contenidos que forman parte de esta. Esto nos permitirá acceder a determinadas diapositivas o a ciertos apartados de la presentación de una manera mucho más directa desde el inicio de la misma.
Seguro que ya sabéis de primera mano que muchas de las características y herramientas disponibles aquí, lo están igualmente en otras aplicaciones de la suite Office de Microsoft. Pues bien, otro de los programas donde los índices son bastante comunes además de útiles, es en el editor de textos Word. Cabe mencionar que su creación y personalización en el popular programa es muy similar a lo que hemos visto ahora en PowerPoint.
Estos índices igualmente solo iniciarse en documentos de grandes dimensiones compuestos por cientos o miles de páginas donde la organización es algo clave. En ese caso en lugar de organizar las diapositivas como sucede aquí, lo que intentamos es catalogar las páginas o capítulos que forman parte del DOCX que estamos creando.
Además este elemento del que os hablamos y que podemos crear en cualquier documento de Word, nos será de extrema utilidad si tenemos pensado almacenar el fichero para que lo usen otros más adelante. En el caso de que deseemos añadir un índice tanto al principio como durante la creación del fichero de texto como tal, no tenemos más que seguir los siguientes pasos. Si nos queremos beneficiar de este elemento lo primero que hacemos es situarnos en el menú Referencias de la interfaz principal del editor de textos.
Aquí nos vamos a encontrar con una serie de herramientas avanzadas que nos permiten llevar a cabo un uso algo más profesional del programa que forma parte de Office. En la parte derecha de la barra de herramientas precisamente nos encontramos con un botón que reza Insertar índice, que es el que nos interesa en este caso. Una vez pinchamos en el mismo día tendremos la posibilidad de configurar este elemento para añadirlo a nuestro documento de Word.
Así, en la nueva ventana que aparece en pantalla tendremos la posibilidad de configurar y personalizar parámetros como el formato de índice que deseamos añadir. De igual modo podremos configurar el número de columnas a utilizar o la alineación en la que se van a visualizar en el documento. Es más, tendremos la posibilidad de diseñar nuestros propios estilos para este importante elemento y así echar mano de los mismos más adelante cuando necesitemos cada uno de ellos.
Y es que debemos tener en cuenta que si trabajamos de manera habitual con grandes documentos creados en el editor de Microsoft, el uso de estos índices se convertirá en algo muy importante.
Errores más comunes al crear un índice en PowerPoint
Cuando tenemos entre manos crear un índice adecuado para nuestras presentaciones, es más fácil de lo que crees cometer cualquier tipo de error que impacte en su resultado final. Y aquí te vamos a decir cuáles:
No actualizar el índice tras modificar las diapositivas
Para proyectos más complejos, donde tengamos que estar constantemente introduciendo cambios o mejorando la calidad del contenido, es común cambiar la distribución de las diapositivas, pero obviar el índice. Y corremos el peligro de que el mismo quede totalmente obsoleto con respecto a la información que vamos a presentar. Así que no te olvides de echarle un ojo cada vez que quieras modificar el contenido. La estructura debe representarse adecuadamente dentro de un buen índice.
Extender el índice demasiado
Un índice que sea demasiado largo o que posea demasiados detalles puede ser contraproducente para quienes lo lean. La función de un índice es que quienes lo vean se hagan una idea general del tema que verán a continuación, pero cargar el índice es todo lo contrario a esquematizar el contenido. Por lo tal, incluye solo los temas clave y las palabras clave (o también llamada «Keywords»).
Pasar por alto el diseño visual
Una parte fundamental de todo buen trabajo es su apartado visual. Cualquier tipo de contenido ha de entrar por los ojos de los espectadores, porque inconscientemente se encargarán de juzgarlo de mejor manera si sienten atracción por las formas, colores, fuentes tipográficas…
Lo ideal es que utilices letras claras y con colores que generen suavidad y un contraste adecuado con el fondo. Y no te olvides de darle aire al texto con un buen espaciado tanto por los márgenes como por el fondo. Una página abarrotada de letras puede llegar a crear un cierto agobio visual.
