Los documentos de texto que creamos con el procesador de textos Word de Microsoft, especialmente si son de gran tamaño, necesitamos que estén bien estructurados. Esto va a mejorar la comprensión y lectura de estos más adelante, por lo que vamos a ver cómo podemos lograrlo. Y es que hay que tener en cuenta que, en multitud de ocasiones, estos documentos no son tan solo de uso propio. Más desde que los trabajos en grupo relacionados con la ofimática están alcanzando a la mayoría de los s.
Como os comentamos, esta organización se hace especialmente importante en documentos extensos, por lo que numerar las páginas en Word siempre será muy útil. Por tanto, uno de los pasos más importantes en este sentido es que las páginas que lo componen tengan un orden correcto. Hay que tener en cuenta que, para esta tarea, en Word no vamos a encontrar una función específica para ordenar páginas, como sucede por ejemplo en PowerPoint. Pero con todo y con ello, tenemos algunas maneras de lograr reorganizar las páginas de nuestros documentos. A partir de aquí, la ordenación de estos elementos individuales que forman el DOCX dependerá de nuestra destreza.
Al mismo tiempo debemos tener en cuenta que este puede ser un factor clave en el caso de que estemos pensando en compartir este documento propio que hemos creado, con otros s. El mismo debe estar lo suficientemente bien organizado y ordenado para que sea comprensible por alguien que quizá no lo ha visto nunca. Al mismo tiempo, como os podréis imaginar, esto es igualmente básico en el caso de que dicho documento sea muy extenso. Por tanto, en estas mismas líneas os ayudaremos a organizar adecuadamente las páginas que lo componen y así mejorar en gran medida la comprensión de los documentos en los que trabajaremos.
Hay que tener en cuenta que esto es algo que se puede dar en más ocasiones de la que nos imaginamos. De hecho, esto es algo que se hace especialmente patente en los trabajos en grupo con el procesador de textos de Microsoft. Es por ello por lo que a continuación os vamos a mostrar la manera más sencilla de poder organizar de un modo más adecuado las páginas que componen un DOC o DOCX. Aquí no solo vale con ponernos a editar y componer textos, sino que estos deben llevar un cierto orden. Si bien es cierto que esto es algo que no siempre se logra al principio, debemos estar capacitados para ordenar las páginas más adelante.
A tener en cuenta antes de organizar las páginas de Word
Es un hecho. Muchas personas escriben en Word las páginas que sean necesarias y más tarde se encargan de organizarlas, moverlas y corregirlas a su gusto. Otras personas prefieren hacerlo sobre la marcha pero seguramente no será tu caso. En cualquier caso, todas estas modificaciones, cuando hablamos de mover o reestructurar páginas, pueden llevar acarreados varios errores que pueden frustrar el proceso y “volvernos locos” si no tenemos cuidado.
Un problema habitual es perder el formato al cortar y pegar secciones del texto. Pasa porque algunos estilos o configuraciones de párrafo no se trasladan correctamente entre páginas. Hay un truco que pasa por copiar y pegar el texto en un nuevo documento temporal, aplicar el formato deseado allí, y luego pegarlo de vuelta en el documento original. Otra opción es utilizar la función «Pegar especial» y seleccionar «Mantener formato de origen» para asegurar que el estilo se mantenga.
También es habitual que se desincronicen la numeración de las páginas. Al añadir o eliminar páginas, las numeraciones automáticas pueden quedar fuera de lugar. Se puede corregir revisando si la numeración está configurada para actualizarse automáticamente. Si no, puedes actualizar manualmente todas las numeraciones yendo a «Insertar» > «Número de página» y seleccionando «Actualizar numeración de páginas».
Otro de los problemas asociados a “tocar” tanto el documento después de completarlo es que desaparecen encabezados y pies de página. Esto sí que puede ser un gran dolor de cabeza. Es normal cuando se mueven páginas entre secciones con ajustes de encabezado y pie distintas. Asegúrate de que los encabezados y pies estén vinculados correctamente entre las secciones. El desajuste de imágenes o tablas al mover contenido también es un clásico. Es importante que movamos todos estos elementos como objetos en lugar de texto y usar la función “Mantener con texto” para las tablas e imágenes.
Ordena las páginas de Word a tu gusto
De hecho, aquí os vamos a hablar de varios métodos con los que lograr esto que os hemos comentado. Decantarnos por uno u otro, ya dependerá de las necesidades y conocimientos de cada uno. Hay que tener en cuenta que este es uno de los programas más usados en todo el mundo, por lo que no para de crecer. Así, los de Redmond intentan facilitarnos las cosas en gran medida con nuevas funciones que se lanzan.
Tal es así que, en primer lugar, podemos echar mano del socorrido método de organizar usando las funciones de cortar y pegar. Esto es algo que nos va a ser de mucha ayuda en cualquier tipo de documento, tenga la estructura inicial, que tenga. Para ello en primer lugar colocamos el cursor al principio del texto de la página que deseamos mover. Mantenemos pulsada la tecla Shift y presionamos la tecla Page Down para así marcar todo el texto de la pantalla.
Una vez que la tenemos seleccionada, para extraer la página en su totalidad pulsamos la combinación Ctrl + X para cortar el texto seleccionado. Tras ello movemos el cursor al lugar donde deseamos mover la página copiada, para después usar Ctrl + V y pegar el texto. Seguro que este tipo acciones, o similares, las hemos llevado a cabo en multitud de ocasiones en todo tipo de programas de Windows, por lo que no nos resultará raro.
Esto es algo que, igualmente, podemos llevar a cabo marcando la página completa con el ratón, arrastrando el mismo desde el principio hasta el fin, para pulsar luego el botón derecho. Esto nos dará paso al menú contextual de Word donde tenemos la oportunidad de seleccionar la opción llamada Copiar. Es más que probable que estas funciones de las que os hablamos, os resultarán más que familiares a la mayoría de vosotros.
Otra opción que tenemos a nuestra disposición para cambiar el orden de las páginas pasa por utilizar Photoshop o GIMP. Ambas aplicaciones nos permiten trabajar con archivos en formato PDF, incluyendo la posibilidad de cambiar el orden de las páginas de un documento, aunque es un método mucho más laborioso que si utilizamos una aplicación como PDFelement. Este método únicamente podemos utilizarlo siempre y cuando los capítulos no estén numerados de forma correlativa con un número, y si las páginas tampoco están numeradas, ya que, de lo contrario, nos veremos obligados a modificar el número cuando cambiemos el orden de las páginas, un proceso que podemos hacer tanto con PDFelement (con la versión de pago) como con Photoshop o GIMP editando el PDF como imagen.
Cambiar el orden de las páginas de un documento en formato PDF es una interesante opción más sencilla que andar copiando y pegando texto, sin embargo, puede no ser una opción si el documento incluye numeración automática de páginas ya sea en la parte superior o inferior. Si es así, el único método que podemos utilizar para restablecer la numeración correctamente es hacerlo desde Word, ya que, de lo contrario, quedará un documento que no estará acorde con la numeración que debería llevar el documento.
Precauciones al mover las páginas de Word
Lo ideal, para evitar tener problemas, es pensar la estructura que va a tener el documento antes de empezar a escribir y, si es posible, crearla previamente en el documento utilizando las opciones de cabecera que Word pone a nuestra disposición para que crear automáticamente un índice que nos permitirá navegar por el documento de una forma más rápida. El problema es que, cuando ya hemos escrito parte del documento, o el documento entero, y se nos ocurre una estructura mejor, organizarlo todo de nuevo puede llegar a resultar un caos. Y, cuantas más páginas tengamos para reordenar, mucho peor.
Como hemos visto, Word no nos ofrece una forma rápida y sencilla de reorganizar el contenido de un documento, sino que tenemos que usar técnicas, como el cortar-pegar, para llevar a cabo esta tarea. Por ello, lo primero que os recomendamos es hacer una copia de seguridad del documento, para evitar perder contenido.
Cuando cortamos un texto, y lo queremos colocar en otro sitio, recomendamos hacerlo en una nueva página. Así podremos tenerlo colocado, aunque haya espacio en la página anterior, de manera que podamos ver cómo queda. Los saltos de línea que hayan quedado por medio se pueden borrar más adelante en un momento. Además, recomendamos hacerlo poco a poco, no cortar muchos trozos de texto a la vez, porque al final seguro que se nos olvida pegar alguno de ellos.
Para terminar, una vez tengamos ya el texto ordenado y organizado a nuestro gusto, tendremos que realizar una nueva lectura del documento. Con ella nos aseguraremos de que todo está en su sitio, que no hay elementos (como fotos o párrafos) que hayan quedado huérfanos, y que no se nos ha olvidado pegar ninguna parte del texto. Con todo esto, cuando nuestro documento esté ya ordenado de nuevo, podremos guardarlo. Aunque recomendamos seguir guardando la copia de seguridad del original, por si acaso.
Word nos permite numerar de forma automática las páginas que forman parte de un documento, sin embargo, es una función que muy pocos s utilizan ya sea por desconocimiento o bien porque prefieren hacerlo de forma manual. La numeración automática de páginas es la mejor opción, especialmente si no tenemos muy claro cuál es el orden que queremos que tengan las páginas, ya que la aplicación numerará automáticamente las páginas en el orden que hayamos establecido. Si utilizamos la numeración manual, el resultado final será un caos si nos dedicamos a cambiar el orden de las páginas y nos veremos obligados a comenzar de cero con todo el tiempo que conlleva realizar este proceso de forma manual.
