Mandar emails más rápido en Outlook usando plantillas

Usar plantillas a la hora de redactar correos electrónicos es una práctica muy habitual, sobre todo dentro del ámbito profesional donde es posible que debamos enviar emails que lleven siempre una misma estructura o partes iguales, por los que nos resultarán especialmente útiles y nos permitirá ahorrar una gran cantidad de tiempo.

Quizá en un principio estos elementos prediseñados o sean más familiares en determinadas aplicaciones relacionadas con el sector del software ofimático. Y es que aplicaciones tan conocidas como Word o Excel de Microsoft, nos proponen desde hace muchos años estos elementos llamados plantillas para agilizar la creación de nuevos documentos.

Así nos encontramos con determinados elementos prediseñados e incluidos en el archivo, lo que nos permitirá ahorrar una buena cantidad de tiempo y esfuerzo. Pues bien, algo similar podemos hacer en este gestor gratuito de la misma firma, tal y como os vamos a mostrar a continuación. Además, nos ofrecen una cantidad de ventajas importante si trabajamos de manera constante tanto a nivel profesional como personal, con el correo.

Características de las plantillas

El uso de plantillas a la hora de escribir nuestros emails puede resultarnos de gran utilidad ya que nos proporciona una estructura o formulario que solemos usar en repetidas ocasiones para que podamos tenerlo guardado y usarlo en cualquier contenido. Estas son útiles cuando los correos salientes tienen por lo general un mismo contenido o estructura similar. Así, ahorramos tiempo con su uso ya que no será necesario tener que escribir nuevamente el correo desde cero cada vez.

Las principales características de una plantilla son las siguientes:

• Permiten obtener una vista previa del email que se va a recibir el destinatario.
• Se puede agregar imágenes.
• ite etiquetas HTML.
• Compatibles con el texto enriquecido.
• Permite archivos adjuntos en forma de enlace que permite su descarga o visualizarlo.
• Se puede aplicar a varios destinatarios.
• Las plantillas creadas se pueden actualizar o modificar.
• Incluyen elementos prediseñados complejos.
• Nos permiten ahorrar esfuerzos al editar correos.
• Se pueden compartir con otros s o grupos.

A la hora de usarlas debemos de tener en cuenta que solo es posible crear la copia del cuerpo del mensaje. Toda la información adicional que deseemos añadir como el destinatario, los archivos que vayan adjunto, el asunto a tratar… deberán de agregar siempre de forma manual, una vez hayamos agregado a la plantilla personalizado. Además, es posible agregar una nueva información antes de enviar la plantilla como parte del mensaje.

Cómo crear plantillas desde Outlook

El gestor de correo electrónico de Microsoft nos permite crear una plantilla de correo electrónico de dos maneras diferentes. Una mediante una función integrada denominada «Elementos rápidos», otra mediante el complemento «Mis plantillas», o también desde la opción de «Guardar como». A continuación, vamos a ver cómo crearlas a través de estos métodos.

Guardar como plantilla

Para empezar, abrimos Outlook y en su ventana de inicio pulsamos sobre el botón de Nuevo correo electrónico o bien usar directamente el atajo de teclado «Ctrl + Mayús + M». Esto nos abrirá una nueva ventana donde pasaremos a redactar el contenido que deseemos dentro del cuerpo del mensaje que va a incorporar la plantilla que vamos a crear.

Una vez terminado, en la ventana del mensaje, hacemos clic sobre la pestaña de «Archivo» y escogemos la opción de «Guardar como». Posteriormente, dentro del cuadro de diálogo de Guardar como, desplegamos la pestaña del apartado de «Tipo» y seleccionamos la opción de «Plantilla de Outlook (*.oft)». En el apartado de «Nombre» de archivo escribimos el nombre que le vamos a dar a nuestra plantilla y por último hacemos clic en el botón de Guardar y elegimos la ubicación deseada.

Como no podía ser de otro modo, este es un proceso que podremos repetir tantas veces como deseemos para por ejemplo crear nuestra biblioteca de plantillas. Esto es bastante habitual en entornos profesionales para utilizar estos elementos dependiendo del tipo de uso que vayamos a hacer.

A continuación, dentro del apartado Pasos rápidos, seleccionamos el paso rápido de la plantilla de respuesta. Realizamos los cambios necesarios en el correo electrónico según nos convenga y pulsamos en Enviar.

Combinar correspondencia en Outlook

Crear plantillas en Outlook nos permite ahorrar mucho tiempo a la hora de enviar documentos similares a diferentes personas, sin embargo, no es la mejor opción si lo que queremos es enviar el mismo texto a un gran número de personas, como si se tratara de un email de marketing, por ejemplo. En estos casos, en lugar de utilizar una plantilla de Outlook, donde tenemos que rellenar uno por uno los datos del destinatario, podemos utilizar la función Combinar correspondencia. Esta función, está disponible en Word y nos permite utilizar la agenda de Outlook para enviar un email personalizado (con su nombre, apellidos, empresa y dirección a todos los os).

También nos permite utilizar una base de datos con los datos de los clientes o bien una hoja de Excel. Cuando utilizamos la función Correspondencia de Word, debemos establecer una serie de campos, campos se cumplimentarán automáticamente con los datos del destinatario cuando se envíe, por lo que podemos enviar email de ofertas, publicidad o simplemente comunicados con unos pocos clics a cientos o miles de os en lugar de utilizar las plantillas de Outlook. Además, Word nos ofrece muchas más posibilidades a la hora de crear y personalizar un documento, por lo que el resultado siempre será mejor que con Outlook.

La función de Word que permite enviar emails personalizados a través de Outlook se encuentra dentro del menú Correspondencia y también podemos utilizarla para imprimir cartas personalizadas en lugar de para enviar correos electrónicos utilizando tanto los datos de Outlook como los datos almacenados en una base de datos de Access o Excel.

Dónde puedo descargar plantillas para Outlook

A diferencia de la creación de documentos de texto, hojas de cálculo presentaciones, Microsoft no incluye ningún tipo de plantillas para Outlook. Esto es debido a que el correo electrónico no es un medio para presentar o crear documentos, sino para adjuntarlos. Las empresas que, si utilizan Outlook para enviar correos comerciales o presentaciones, utilizan una plantilla que han creado y personalizado para su uso. No existe un diseño a seguir para redactar correos electrónicos, pero si para crear documentos como currículums o cartas de presentación, al igual que existen diferentes formas de formatear datos en una hoja de cálculo y a la hora de presentar un producto o servicio utilizando PowerPoint.

Siguiendo los pasos que os hemos mostrado en este artículo, podemos crear todo tipo de plantillas, tanto para enviar nuevos correos electrónicos para responder de forma rápida. De esta forma, podemos crear una plantilla con el texto «Adjunto remito presupuesto tal y como habíamos acordado» y adjuntar el archivo correspondiente y seleccionando únicamente el destinatario. También podemos utilizarlo para responder a correos que debemos revisar con más tiempo creando una plantilla con un texto estándar del tipo «Le pego un vistazo y te digo algo más tarde» y añadir una marca de seguimiento para acordarnos de revisarlo.

Como podemos ver, el uso de las plantillas en Outlook nos puede ayudar a incrementar nuestra productividad reduciendo el tiempo que perdemos gestionando los correos electrónicos, especialmente en los trabajos donde el correo electrónico es una parte muy importante, por no decir fundamental.

Descarga plantillas para el correo desde Internet

Antes os hemos mostrado la manera más sencilla de crear vuestras propias plantillas para este correo de Microsoft y usarlas en determinadas circunstancias. Como os podéis imaginar, este proceso de diseño lo puede realizar cualquier otro ya sea a nivel personal o profesional. De hecho hay algunas empresas y s finales que se encargan de compartir sus creaciones online para que otros puedan utilizarlas. Incluso los hay que cobran por ello pero que ponen a disposición de todo el mundo diseños realmente espectaculares para usar en Outlook. Todo dependerá de las necesidades de cada o si somos una empresa.

Stripo

Por ejemplo si queremos echar un vistazo a algunos de estos diseños por si nos son de utilidad en determinadas circunstancias, os vamos a mostrar una útil web para ello. En concreto nos referimos al sitio web llamado Stripo al que podéis acceder desde este enlace desde vuestro navegador web favorito.

Aquí dispondremos de casi 1500 muestras de este tipo para que podamos elegir el diseño que más nos interese para utilizar en el correo en Microsoft en determinadas circunstancias. De hecho en portada nos encontramos una serie de muestras que podemos elegir para su descarga o incluso editar para su personalización. Pero también podemos hacer clic en el botón que reza Explorar más plantillas para así acceder a todos los contenidos que aquí se ponen a nuestra disposición.

Hay que tener en cuenta que dependiendo del número de muestras que vamos a utilizar desde esta web, tendremos que pagar por las mismas o también usarlo de forma gratuita. Todo dependerá en gran medida del uso que hagamos del correo electrónico en el día a día. Pero sin duda aquí lo más interesante es la enorme cantidad de plantillas para Outlook de las que podemos echar mano para darle un toque mucho más original a nuestros correos electrónicos. Además así nos ahorramos un tiempo precioso que perderíamos al tener que llevar a cabo nuestros propios diseños de este tipo.

Envato

Hay que tener en consideración que este servicio de correo que nos propone el gigante del software Microsoft lleva muchos años entre nosotros. Pero a pesar de todo ello no es fácil encontrar diseños relativos a estos elementos de los que os hablamos en esta línea. Esto es lo contrario de lo que sucede con otras aplicaciones que forman parte de la suite Office como sucede por ejemplo con Word, Excel o PowerPoint.

Sin embargo hay algunas interesantes opciones online a las que podemos acceder de manera directa como sucede con la alternativa llamada Envato. Esta es una página web para que podemos acceder directamente desde nuestro navegador a través de este enlace.

En la interfaz principal de la misma ya nos vamos a encontrar de manera directa con algunos ejemplos en forma de plantillas para el correo Outlook. Quizá lo más llamativo en este caso es que nos vamos a encontrar con muestras que podemos descargar relativas a múltiples modos de uso. Como era de esperar la mayoría de estas plantillas que os comentamos se centran en un trabajo más corporativo que personal.

A partir de ahí no tenemos más que pinchar en el correspondiente enlace de cada uno de estos elementos para encontrarnos con una descripción de la plantilla además de los elementos que tenemos la posibilidad de personalizar. Mencionar que para descargar estos contenidos que os comentamos no tenemos más que registrarnos en la web como tal, aunque algunas de ellas son de pago. También vamos a ver una imagen a modo de muestra para que nos hagamos una idea del diseño de este elemento que vamos a descargar y utilizar en nuestro gestor de correo.

Tabular

En Internet y principalmente debido al extendido uso de estos servicios de correo electrónico, podemos encontrar diversos sitios web que nos ofrecen sus propias plantillas prediseñadas. Uno de ellos es Tabular, un editor de emails gratuito que nos permite descargar plantillas ya creadas o generar las nuestras propias de manera rápida y sencilla.

Hay que tener en consideración que nos ofrece múltiples funciones muy fáciles de usar en las que tan solo tenemos que arrastrar y soltar componentes para crear dichas plantillas. Además podremos personalizar algunos elementos más avanzados como por ejemplo las tonalidades del relleno, los márgenes que compondrán el documento, o el tamaño de los diferentes bloques que vamos a establecer.

Es importante tener en consideración que tendremos la posibilidad de poner a disposición del resto de s  nuestras nuevas creaciones en este sentido. Básicamente esto se traduce en que desde este mismo enlace podremos crear nuestras propias plantillas de correo o descargar las de otros. Incluso esta es una plataforma online que se adapta a la perfección a los s profesionales que necesiten diseñar correos más avanzados y complejos.

Además debemos tener presente que los diseños aquí disponibles son válidos tanto para grandes pantallas de equipos de sobremesa como para dispositivos móviles. También encontramos algunas interesantes funciones de colaboración para poder exponer nuestras creaciones o compartir y reutilizar las del resto de s de la plataforma. Una vez hayamos finalizado con nuestro diseño, tendremos la posibilidad de exportar el proyecto a un fichero HTML o PDF.

Freepik

Freepik es una de las webs más conocidas a la hora de descargar cualquier plantilla para nuestros proyectos que requieran de trabajo gráfico. Posee tanto recursos de pago como gratuitos, y entre ellos también tiene plantillas para correos electrónicos en formato HTML. Además, su catálogo gratuito está lejos de quedarse corto. Posee estilos de cualquier tipo. Por ejemplo, podemos encontrar newsletter, gráficos para usarlos en marketing o bien para correos más formales a nivel empresarial.

A su favor juega que sus plantillas se pueden editar a nuestro gusto, así que podemos agregar o eliminar objetos dependiendo de lo que necesitemos. Y además, la mayoría de plantillas son totalmente compatibles con Outlook. De todas formas, siempre puedes echar un vistazo a sus especificaciones antes de obtenerlas.

Si quieres descargar plantillas para correo desde Freepik, lo único que tienes que buscar es «email templates» desde su propia barra de búsqueda. Tal y como te he especificado arriba, encontrarás tanto opciones de pago como gratuitas, así que selecciona las que más te convengan. E incluso puedes editarlas directamente en la página sin que tengas que utilizar más programas.

Template.net

Hablando de alternativas para las plantillas de correo electrónico para Outlook, aquí tenemos otra buena opción para hacernos con ellas. Template.net tiene bastantes diseños profesionales para correos más formales. E incluso podemos descargar plantillas más creativas si así lo queremos. Cuenta con plantillas en varios formatos, lo que quiere decir que tiene una amplia compatibilidad con Outlook, pero también con más servicios de correo, e igual que Freepik, puedes editarlas antes de descargarlas.

También hace uso de recursos de pago y gratuitos, así que podrás encontrar una buena opción sin que tengas que pagar. Tan solo tienes que filtrar las opciones gratuitas una vez que te hayas registrado y hayas buscado «Email templates».

¿Puedo usar estas plantillas en Gmail?

Hay que tener en consideración que este servicio de correo de Microsoft no es el único que nos proporciona una serie de plantillas para mejorar su uso. De igual modo, algo muy parecido vamos a encontrar en la plataforma de correo en la nube que nos propone Google con su Gmail. Desde la propia configuración de este servicio del gigante de las búsquedas, tenemos la posibilidad de activar y utilizar determinadas plantillas para así agilizar el envío de correos habituales y de formato predeterminado.

Quizá llegados a este punto muchos de vosotros os preguntáis acerca de la posibilidad de utilizar las plantillas de Outlook en el correo de Gmail. Pues bien, el servicio de mail de Google nos permite diseñar y personalizar estos elementos para uso propio, pero no podemos importarlos desde fuentes externas. Esto significa que las plantillas que usamos normalmente en Outlook no podremos utilizarlas en la otra plataforma que os comentamos.

Google nos permite crear plantillas de cero para utilizar siempre que sea necesario, por lo que, si somos s intensivos de esta plataforma de correo, podemos crear diferentes modelos y formatearlos correctamente utilizando código HTML, ya que también es una de las opciones que Gmail pone a nuestra disposición. Además, podemos añadir funciones adicionales a las plantillas utilizando alguna de las diferentes extensiones disponibles en la Chrome Web Store para convertir a Gmail en una herramienta profesional de comunicación muy similar a la que Outlook nos ofrece.

Respuestas automáticas sin plantillas

Además si habitualmente utilizamos el gestor de correo online que nos ofrece el gigante de las búsquedas, Gmail, hay que tener en cuenta que aquí encontramos algunas funciones adicionales muy interesantes. Estas se centran en automatizar el diseño de determinados correos electrónicos para que así ahorremos una buena cantidad de tiempo y esfuerzos en el día a día con este servicio.

Un claro ejemplo de todo ello lo encontramos en aquella función que nos permite automatizar las respuestas cortas a un mensaje que acabamos de recibir. De este modo al intentar responder a un mensaje que hemos recibido, en base a su texto el servicio de correo nos ofrece 3 posibles respuestas breves y automáticas. Así podremos responder ha dicho correo con tan solo pinchar en una de las opciones expuestas.

Además por otro lado también tenemos la posibilidad, tal y como nos ofrecen la mayoría de los servicios de correo actuales desde hace tiempo, de establecer una respuesta automática a los mensajes que recibimos cuando tengamos activar esta funcionalidad. La podemos poner en marcha desde el apartado General de la ventana de configuración de Gmail. Aquí establecemos un determinado mensaje de texto que se enviará de forma automática, sin el uso de plantillas de ningún tipo, cuando recibamos un correo en nuestra cuenta.

Por ejemplo esto nos podrá ser de norma ayuda si estamos de vacaciones o no vamos a poder consultar nuestra cuenta de correo durante un determinado periodo de tiempo. Para dejar claro el motivo de la ausencia como tal, lo podremos especificar en este mensaje automático que se envía por sí solo como respuesta.