Los formularios que las istraciones gubernamentales ponen a nuestra disposición nos permiten rellenar una serie de campos y guardar los cambios para devolver el documento o imprimirlo, sin necesidad de rellenar una hoja de papel. La creación de este tipo de documentos es mucho más sencilla de los que algunos s piensan y podemos hacerlo con un gran número de aplicaciones como las que os mostramos a continuación.
Dependiendo de cómo queramos hacer circular el formulario, debemos elegir si queremos imprimirlo en papel, enviarlo por correo electrónico para que lo rellene y nos lo devuelvan o bien si queremos realizar el proceso a través de un enlace que se encargará de analizar y recopilar todos los datos de forma automática.
Hay muchos motivos y usos que pueden requerir crear un formulario en PDF. En general suelen usarse para muchos trámites formales. Son perfectos cuando se necesita un documento limpio y estructurado que mantenga su formato en cualquier dispositivo y que pueda imprimirse o compartirse fácilmente. Es muy útil también en trámites que tienen que ver con el gobierno y las notificaciones que suelen enviar desde las diferentes istraciones.
Los formularios en PDF son casi imprescindibles cuando hablamos de recolección de datos online, como los creados en Google Forms. Es ahí donde entran en juego encuestas de muchas personas que se pueden gestionar de manera rápida y automática. Ya se ha visto en muchas ocasiones como los organizadores de una boda envían un formulario a los invitados, ya sea para llevar un control de las confirmaciones de asistencia e incluso para llevar la lista de regalos de boda.
En este post vamos a mostraros los mejores programas para poder crear dichos formularios. Pero además del software instalable y que sirve para cualquier momento, hay varias herramientas online con las que puede lograrse el mismo objetivo. Una de ellas es la citada Google Forms, con la que podremos crear formularios en línea con campos personalizables y recopilar respuestas automáticamente en una hoja de cálculo de Google Sheets. Suele ser uno de los recursos más usados para encuestas o formularios algo más informales. Cualquiera puede crearlos, editarlos, contestarlos y compartirlos.
Otras alternativas conocidas son LibreOffice Writer y Calc. El primero también permite crear formularios en documentos de texto o hojas de cálculo. En este caso es más adecuado para los que prefieren trabajar sin conexión y por supuesto, no pagar por un software. También se puede rematar la jugada con Canva, que en los últimos años ha ganado mucha popularidad. Tiene muchas plantillas gratuitas para crear formularios en PDF con campos editables.
Programas para crear formularios en PDF
Crear un formulario en PDF para compartir o imprimirlo, es un método ideal para un reducido número de personas y nos permite recopilar datos de aquellas personas que no están familiarizadas con la tecnología, algo bastante habitual en personas mayores. Este tipo de formularios es la mejor opción cuando los datos que queremos recopilar no se basan en respuestas preestablecidas.
Adobe Acrobat
Si hablamos del formato PDF, tenemos que hablar de la empresa que creo y desarrolló este formato que lleva más de 15 años siendo un estándar en internet a la hora de compartir todo tipo de documentos. La aplicación que Adobe pone a disposición de cualquier persona que quiera editar o crear este tipo de archivos es Acrobat, una aplicación que, al igual que el resto de los productos de esta compañía, solo está disponible bajo una suscripción a Adobe Creative Cloud, siendo este el único método disponible para poder disfrutar del mejor software de edición y gestión de archivos en formato PDF.
Para añadir campos y crear un formulario con Acrobat DC de Adobe, una vez hemos abierto la aplicación, en el menú principal, pulsamos en Preparar formulario. Si el documento tiene prestablecidos campos o espacio para ellos, la aplicación los detectará y automáticamente nos permite añadir el tipo de campo que queremos. Si no es así, podemos seleccionar el tipo de campo que necesitamos desde la barra superior de la aplicación.
Al igual que en Word, si no queremos que se realicen cambios en la base del documento, debemos proteger el documento para que únicamente se puedan cumplimentar las casillas de formulario que hemos añadido y se puedan guardar los cambios para que nos devuelven el documento cumplimentado.
