A la hora de realizar labores de ofimática tanto para uso personal como laboral recurrimos a las suites de ofimáticas que contienen todo tipo de programas para un uso propio de oficina. Estos programas suelen incluir hojas de cálculo, procesadores de texto, correo electrónico y base de datos. Por lo general, el paquete más popular y usado es Microsoft Office, pero también podemos encontrar otras alternativas igualmente válidas tanto de pago como gratuitas.
Microsoft Office llegó al mercado en 1989 como una solución ofimática para los ordenadores Apple Macintosh. Por después llegaba la primera versión para los sistemas operativos Windows. Y ambos sistemas se han mantenido hasta la actualidad (aunque la versión de Windows está más avanzada que la de Apple).
Microsoft Office, la suite de ofimática más popular
Microsoft Office es la suite de ofimática más popular y usada, propiedad de Microsoft. Cuenta con un paquete de aplicaciones muy completo para trabajar con un uso oficina o bien para un uso particular o académico. Cuenta con aplicaciones fundamentales como:
- Word: es su procesador de textos que cuenta con su propio formato (DOC) que se ha convertido en todo un estándar de la industria. Con él, podremos crear y modificar textos para compartirlos o imprimirlos con posterioridad.
- Excel: se trata de una herramienta de hoja de cálculo con la que podremos realizar todo tipo de fórmulas matemáticas y lógicas, editar todo tipo de gráficos y realizar tareas de índole contable y financiera.
- PowerPoint: es un programa de presentación de diapositivas con soporte multimedia compatible con toda clase de elementos de imagen, sonido, texto y vídeo. Esta aplicación es ampliamente usada en distintos campos de la enseñanza y los negocios, entre otros.
- Outlook: es el gestor de correo electrónico de Microsoft mediante el cual es posible enviar todo tipo de emails con textos y datos adjuntos. Permite enviar archivos de hasta 300 MB y istrar varias cuentas a la vez, pudiendo dividir en varios buzones. También incorpora otras utilidades como calendario, tareas, notas y búsqueda en la red.
- Access: es un gestor de base de datos adaptado para recopilar datos de otras aplicaciones como Excel o SharePoint entre otras. Esta herramienta permite recopilar todo tipo de información relativa a un asunto o propósito como el seguimiento de pedidos de un cliente o el mantenimiento y actualización de una colección de películas, etc.
- OneNote: es una aplicación de notas que nos permitirá recopilar todo tipo de información, así como agregar dibujos, fotografías y elementos multimedia como imágenes, audio o vídeo. También nos permite crear una impresora virtual, de forma que podamos enviar todo tipo de archivos o documentos desde otros programas.
- Publisher: es una aplicación creada para ayudarnos a crear, personalizar y compartir de manera sencilla una amplia variedad de publicaciones y material de marketing, incluyendo todo tipo de plantillas instaladas, así como descargables desde su página web.
- Teams: esta aplicación está disponible de forma nativa en Windows 11 y es la herramienta de comunicación destinada a hacerse un hueco en el mercado empresarial para sustituir a Slack. Con Teams podemos hacer llamadas, videollamadas, compartir archivos, enviar mensajes y, al integrarse en Office, es una excelente herramienta para trabajar de forma colaborativa.
- To-Do. To-Do es la herramienta de Microsoft para organizar tareas del día a día, una aplicación que, al igual que las anteriores, se integra a la perfección con Office, por lo que es ideal para trabajar de forma colaborativa entre equipos de trabajo y familiares.
El problema de esta suite es que, al contrario de lo que vamos a ver en este artículo, es de pago. Esto quiere decir que, para usarla, tendremos que pagar una licencia. Esta puede ser de varios tipos. Desde sus inicios, MS Office ha tenido un pago de licencia que nos permitía pagar una sola vez y usar el programa de forma indefinida (eso sí, teniendo que pagar para actualizar a una nueva versión). Actualmente, aunque se mantiene esta modalidad, ha ganado popularidad el pago por suscripción, es decir, pagar todos los meses (o todos los años, dependiendo) y poder usar el programa, y sus ventajas, mientras el pago esté en vigor.
Microsoft 365, además de Word, Excel, PowerPoint, y los demás programas de los que hemos hablado antes, nos permite, por ejemplo, disfrutar de 1 TB de almacenamiento en la nube de OneDrive, además de tener minutos de llamada al mes a través de Skype, eliminar la publicidad de Outlook, y mucho más.
Alternativas gratuitas a Microsoft Office
Cierto es que, Microsoft Office es una suite muy cuidada y completa, pero, para muchos tiene un gran inconveniente, y es que es de pago. Por lo que, si necesitamos usar herramientas como un procesador de texto o una hoja de cálculo, podemos optar por algunas de las alternativas gratuitas que podemos encontrar de Microsoft Office.
OnlyOffice
La suite que todos conocemos, pero en la nube. Microsoft nos permite acceder a sus programas de ofimática en la nube, como Word, Excel y PowerPoint, de forma totalmente gratuita. Lo único que necesitamos es una Cuenta Microsoft para poder acceder a estos programas.
Gracias a Office Online, Microsoft puede seguir plantando cara a Google dentro de la nube y ofrecer a los s los programas que, de sobra, conocen, pero sin necesidad de pagar licencias ni tener que instalar nada. Eso sí, las versiones de Word y demás programas que tenemos en la nube son bastante más limitadas que las de los programas que podemos instalar en el PC. Pero, para salir del paso, sirven perfectamente.
Los documentos que creamos con estos programas se guardan directamente en la nube de OneDrive, y podemos acceder a ellos, o compartirlos, sin problemas.
¿Qué alternativa a Microsoft Office es mejor?
Cómo hemos podido comprobar, disponemos de un amplio conjunto de aplicaciones de ofimática entre las que poder elegir como alternativa a Office. Todas ellas cuentan con un amplio abanico de opciones para realizar las tareas de ofimática más habituales, como redactar documentos, realizar hojas de cálculos, presentación de diapositivas, etc. Además, ofrecen total compatibilidad con los formatos de archivos de Microsoft. Si no fuera así, no podríamos considerarlas como alternativas.
Dentro de las opciones gratuitas, LibreOffice es la que más adepto tienes gracias a su amplia comunidad de s que lo respaldan, por lo que siempre es una opción que debemos tener en cuenta. En el caso de que optemos por una plataforma online para no tener que descargar ningún programa podemos optar por una suite online como Google docs. Si estamos dispuestos a pagar por una suite de informática a pesar de las buenas opciones gratuitas, Ashampoo Office 8, es bastante económica. A la hora de elegir una alternativa, debemos tener en cuenta que esta disponga de una aplicación para dispositivos móviles, como es el caso de Google Docs, ya que, de lo contrario, no vamos a poder acceder a los archivos y editarlos de forma sencilla sin pasar por Office.
Si buscamos una alternativa, tanto gratuita como de pago que, además, nos ofrezca espacio de almacenamiento en la nube, ninguna de estas alternativas lo hace, por lo sí que buscamos lo más parecido posible a Office 365, no la vamos a encontrar en ninguna de estas. Pero, si el problema del espacio de almacenamiento ya no es importante para nosotros, cualquier de estas soluciones es perfectamente válida y con las que no vamos a tener ningún problema. Eso sí, no podemos esperar la misma integración de estas con otras plataformas como si podemos encontrar en el conjunto de aplicaciones de ofimática que Microsoft pone a nuestra disposición.
